Organisation der Bronchoskopie

Bericht aus einer „Schaltzentrale“

Ein Artikel von:

Florian Hofsäß

Abteilungsleitung Endoskopie

Gesundheits- und Krankenpfleger für den Endoskopiedienst (DKG)

Technischer Sterilisationsassistent

Lungenklinik Hemer

Theo-Funccius-Straße 1

58675 Hemer

florian.hofsaess@lungenklinik-hemer.de

Soeben wurde der Saal zum vermeintlichen Programmende gereinigt, da kommt die Nachmeldung einer Untersuchung. Deren Ankündigung war am Vortag versäumt worden. Der chirurgische Patient liegt auf, der Untersucher ist informiert, plötzlich steht der internistische Oberarzt in der Tür und besteht darauf, seinen Patienten vorzuziehen, da er gleich eine wichtige Besprechung habe. Der Patient ist seit dem Vorabend nüchtern, hatte aufgrund der anstehenden Untersuchung eine unruhige Nacht, und nun fällt bei der Aktendurchsicht in der Endoskopie auf, dass der Gerinnungswert zu niedrig ist, um den Eingriff gefahrlos vorzunehmen. Welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einer Endoskopie kennen diese Situationen nicht?

Die Organisation der Endoskopie ist oft eine Herausforderung, selbst wenn den auftretenden Problemen keine unvorhergesehenen Gegebenheiten oder Notfälle zugrunde liegen. Der Weg zu klaren Ablaufstrukturen ist häufig ein steiniger, doch am Ende lohnt er sich, und das Resultat sind zufriedene Patienten, die Personen, die trotz aller Nebenschauplätze des Alltags den Mittelpunkt unseres Handelns darstellen. Aber auch das Personal, das Planungssicherheit in Bezug auf einen geregelten Feierabend oder freie Tage hat, ist leistungsfähiger, motivierter und leistet qualitativ hochwertigere Arbeit.

Informative Hinweisfelder: Es lässt sich beispielsweise vermerken, ob Patienten Diabetiker sind und entsprechend früh im Programm vorgemerkt werden sollen oder ob sie aufgrund ihres Infektionsstatus erst am Programmende eingeplant werden, sodass sie ein kleines Frühstück zu sich nehmen dürfen

Das Gesamtbild der endoskopischen Untersuchung sehen

Eine gute Ablauforganisation schafft die Basis für effektives und wirtschaftliches Arbeiten. Hohe Untersuchungszahlen können generiert und Liegezeiten verkürzt werden. Darüber hinaus wird die Patientensicherheit und Zufriedenheit durch strukturierte Abläufe erhöht, indem relevante Vorbefunde im Vorfeld überprüft, Wartezeiten minimiert oder beispielsweise die Nahrungskarenz verkürzt werden können.

Dem reibungslosen Ablauf liegt eine gute Organisationsstruktur zugrunde, die grundsätzlich immer nur individuell auf die jeweilige Abteilung und Klinik erstellt werden kann. Stütze einer gut funktionierenden und gut organisierten Abteilung ist in erster Linie das Personal. So sollte eine Struktur existieren, mit Hilfe derer die Herausforderungen des Alltags sowohl quantitativ als auch qualitativ zu meistern sind, wie etwa klar zugeordnete Aufgabenbereiche, eine transparente und verlässliche Dienstplangestaltung sowie Einarbeitungs- und Fortbildungsmöglichkeiten. Qualitativ gute Arbeit setzt gut ausgebildete und eingearbeitete Teams voraus, sowohl ärztliche wie pflegerische.

Zur Ablaufoptimierung haben wir in unserer Klinik versucht, das Gesamtbild der endoskopischen Untersuchung zu sehen. Dies bedeutet eine enge interdisziplinäre Zusammenarbeit der einzelnen Bereiche, die grundsätzlich mit der Indikationsstellung zur Untersuchung beginnt. So wurde eine Endoskopie-Sicherheits-Checkliste erstellt, die den Patienten von der Indikationsstellung bis zur Rückverlegung auf die Station begleitet. In verschiedenen Blöcken des Formulars werden grundlegende, für die Untersuchung wichtige Bausteine abgearbeitet und mit Handzeichen dokumentiert. Den Beginn macht am Vortag auf der Station die Pflege, welche beispielsweise Einwilligungsbögen an den Patienten aushändigt und die Akte mit allen relevanten Unterlagen und Vorbefunden zusammenstellt. Im nächsten Schritt überprüft der Arzt nochmals die Indikation, einschließlich der Laborwerte und führt die Aufklärung durch, zu der beispielsweise alle erforderlichen Unterschriften gehören. Am Vorabend der Untersuchung stellt die Pflege diese Unterlagen final zusammen, kontrolliert die Vollständigkeit der Unterlagen und überprüft erneut im Sinne eines „Sechs-Augen-Prinzips“ beispielsweise den Gerinnungsstatus. In weiteren Schritten wird der Patient bei Ankunft in der Endoskopie auf seine Identität kontrolliert und grundlegende Unterlagen, Laborwerte und die Nüchternheit geprüft. In dieser Form begleitet die Sicherheits-Checkliste den Patienten weiter durch die Untersuchung, der ein Team-Time-Out unmittelbar vor dem Eingriff zugrunde liegt, um weiteren Sicherheitsaspekten im Sinne der Unversehrtheit des Patienten nachzukommen. Vitalwertkontrollen, Protokollierung der Rückgabe des Patienteneigentums bis hin zur standardisierten, dokumentierten Entlassung aus der Abteilung runden die Endoskopie-Sicherheits-Checkliste ab.

Endoskopieplan von jedem Rechner im Haus einsehbar

Mit diesem System, welches jede Abteilung für sich individuell anpassen kann, wird ein qualitätsmanagementkonformes Instrument geschaffen, um Risiken zu minimieren, die Patienten schaden, aber auch den Programmablauf einer Abteilung erheblich stören können. Ein weiterer wesentlicher Baustein der Ablaufstruktur ist das Anmeldeprozedere, welches digital erfolgt und erste wichtige Informationen zu Untersuchung und Patient enthält. Unterschiedlichen Anmeldeformularen wie beispielsweise zur starren Bronchoskopie sind jeweilige Unterpunkte zugeordnet wie Stenteinlage oder Lasertherapie. Zudem werden Besonderheiten vermerkt, etwa ob vor der Untersuchung noch ein CT laufen oder eine Gerinnungskontrolle erfolgen muss. Das Ziehen farblicher Reiter weist auf hinterlegte Risikofaktoren wie Allergien, Hypertonie oder den Infektionsstatus hin. Diese Informationen helfen den für die Programmplanung Zuständigen einen verlässlichen Ablauf zu generieren, indem sich im Vorfeld Absprachen mit anderen Abteilungen treffen oder Terminierungen anpassen lassen. Die Erstellung des Tagesprogramms erfolgt durch Übernahme der Anmeldung in einen Terminplaner, bei dem die Möglichkeit besteht, die Untersuchung mit weiteren wichtigen Informationen zu versehen. Nach den vorliegenden Informationen werden Reihenfolge und Untersucher festgelegt, wobei der Endoskopieplan von jedem Rechner im Haus einsehbar ist und so auch der interdisziplinären Kommunikation dient.

„Schaltzentrale“ bündelt alle relevanten Informationen an einem Ort

Bei starren, diagnostischen Eingriffen wird im Vorfeld unter anderem kontrolliert und dokumentiert, ob ein aktuelles CT vorliegt, um den „Worst Case“ zu verhindern, dass dies erst am Tage des Eingriffes auffällt, die Untersuchung nicht adäquat oder gar nicht durchgeführt werden kann und somit ein begehrter Untersuchungsplatz in Narkose wegfällt. Jegliche Absprachen und Besonderheiten werden hier unter Hinweis generell vermerkt, sodass alle Mitarbeitenden der Endoskopie, auf den Stationen, aber auch die Ärztinnen und Ärzte Zugang zu demselben Kenntnisstand haben. Anmeldungen erfolgen in dieser Form am Vortag bis 14:30 Uhr, wobei Notfälle ausgeschlossen sind. Als Höchstgrenze planen wir ca. 25 flexible Bronchoskopien sowie 7 starre Untersuchungen pro Tag. Die Programmplanung erfolgt durch den zuständigen Endoskopiemitarbeiter zeitnah bei Eingang der Anmeldungen, während die Endfassung nach Rücksprache mit dem Chefarzt gegen 14:30 Uhr erstellt wird. Diese Tätigkeit wird in unserer „Schaltzentrale“ ausgeübt, einem wichtigen Baustein für eine gute Organisation. Hier werden Patienten von den Stationen abgerufen und für die Untersuchung vorbereitet sowie im Anschluss überwacht. Diese Koordination des Ablaufs setzt größtmögliches Hintergrundwissen bezüglich Patienten, geplanter Untersuchung aber auch der freien Zeitfenster des Untersuchers voraus. Dieser Arbeitsplatz mit dem zuständigen Mitarbeiter dient als Anlaufpunkt jeglicher Informationen bezüglich der Programmplanung. Der Mitarbeiter ist während des Tagesablaufs Ansprechpartner für die Stationen, Ärzte und Kollegen und somit das Bindeglied zwischen Peripherie und dem Untersuchungsraum. Eine gute Planung setzt voraus, dass alle relevanten Informationen an einem Ort gebündelt und nicht in der Alltagsroutine in den Untersuchungsräumen nur nebenbei erwähnt werden und somit untergehen.

Umstrukturierungen dieser Art sind oftmals nicht einfach und man stößt gegebenenfalls auf Widerstände. Verlassen allerdings zufriedene Patienten die Abteilung, können Untersucher durch vorherige Absprachen ihre Tagesabläufe besser planen. Und geht die Endo-Assistenz dank transparenter, verlässlicher Dienstplangestaltung pünktlich in den Feierabend, dann war und ist es die Mühe meiner Meinung nach absolut wert.

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